whatsapp

תכנון תקציב לכנסים/ימי עיון

האם תקציב האירוע שלך בנוי בצורה נכונה שתאפשר הפקת אירוע מוצלח?

 

בעולם המודרני, חברות וארגונים מבינים את התועלת הרבה בעריכת כנסים וימי עיון, ולכן מוכנים להשקיע תקציבים מכובדים ונאים לעריכתם. ההשקעה תלויה בתקציב, ואת התוצאות הסופיות אנו יכולים לראות בהתאם לתקציב שהוחלט מראש. אם באמת "הגענו ליעד" והכנס היה הצלחה מסחררת, אז קלענו בול.

 

אז מה נותן לנו תכנון תקציב?

 

ובכן, לא רק מדובר על פיקוח על ההוצאות, אלא גם על עזרה ממשית למארגן האירוע מטעם החברה, או המפיק שנשכר לשם כך,  להקצות בצורה נכונה את הכספים למה שחשוב באמת.

 

התקציב צריך להיות מותאם למסר שאנו רוצים להעביר בכנס. כלומר, משמעות התקציב הוא לא בהכרח להשיג את הצעות המחיר הזולות ביותר, אלא גם להבין במה כן שווה וכדאי להשקיע. הנוסחה היא שהוצאה שווה השקעה, והשקעה בדברים החשובים שבו אנו רוצים להתמקד בכנס, תחזיר את עצמה ובגדול.

 

בשביל להבטיח חוויה יוצאת דופן, לממש את כל "הפנטזיות" על איך אתם רוצים שהכנס שלכם יראה, צריך לשים לב בתקציב על מספר דגשים:

 

המרצים/מנחים

 הם נותני הטון העיקרי במהלך ,ובהם תלוי עד כמה הכנס יהיה ענייני ולא משעמם מדיי, לכן בבחירתם לא צריך לחסוך, וללכת על הטובים ביותר.

 

שיווק ופרסום

 על מנת שיהיה כנס רב משתתפים, או לחילופין שיהיה כנס "בוטיקי" יותר  ויאפשר לנו לבחור את הקהל "בפינצטה" וכך להפוך את הכנס לסופר יוקרתי. לשיווק יש השפעה מכרעת על כך.

 

עיצוב ומיתוג

מה שנשדר הוא למעשה הרושם הראשוני שכל אורח יראה מול עינו, ומה שישדר את פני החברה בכניסה למתחם הכנס. זו בדיוק הסיבה שבגללה יש צורך לחשוב על הפרטים הקטנים ולראות איך אפשר ליצור את אפקט ה"וואו" , להרשים, ולשדר את "מי שאנחנו" בתקציב מוגבל.

 

קצת "פאן" 

שילוב של מופע תרבות או כל פעילות כייפית שמשולבת יחד עם התוכן הענייני בכנס, על מנת להעצים את חווית המשתתפים, זה משהו שכדאי לקחת בחשבון מראש, ולתקצבו כחלק מההוצאות. מתן ערך מוסף מהז'אנר הזה מאוד טרנדי בתקופתנו, ואורחים שמוזמנים באופן קבוע גם מצפים למשהו בסגנון.

 

תקציב "רזרבה"

 בזמן התכנון, המון פעמים נתקלים בהוצאות לא מתוכננות מראש. לכן, מומלץ להכין תקציב רזרבה לגורמים הבלתי צפויים הללו, על מנת לא להיתקל בבעיות לא מתוכננות ושהאירוע יצא מוצלח כפי שתכננו. בהצלחה!