10 עקרונות לבחירת מקום לאירוע עסקי

מחפשים את המקום המנצח לאירוע העסקי הבא שלכם? ובכן, בימים בהם כמעט כל חלל אירועים מציע לערוך גם אירועים עסקיים, מסתבר שיש לא מעט דברים שכדאי ורצוי לבדוק לפני שמחליטים על "האחד". הנה צ'קליסט שמרכז את כל מה שחשוב לדעת ולבדוק, צלמו מסך ושמרו:

רישוי

זה אולי הדבר החשוב מכל שיש לבדוק מהרגע הראשון. רישוי. האם קיים רשיון עסק למקום? האם הוא נגיש לנכים? האם הוא עומד בכל התקנים והסטנדרטים הנדרשים מחללים שרוצים לארח אנשים? רק אחרי ש"סגרנו את הפינה הזאת", נתקדם לסעיפים הבאים

 

לוקיישן, לוקיישן, לוקיישן

אין ספק שהדבר החשוב ביותר הוא המיקום. אם רוב העובדים שלכם מהמרכז, אין שום סיבה לבחור בחלל צפוני או דרומי מדי ולהקשות על כולם להגיע. יש לקחת בחשבון שקיימת דרך נוחה וקרובה להגעה בתחבורה ציבורית, שיש חנייה לכל מי שמעדיף להגיע עם רכבו הפרטי ויותר מזה, לוודא שהחנייה ללא עלות על מנת לא לגרום לאורחים להוצאה מיותרת מצד אחד, ומצד שני לא "להטריד" אותו בחיפושי חניה מייגעים שיורידו את מצב הרוח.

 

מה שבתוך הקנקן

רצוי שקבלת הפנים תהיה מופרדת לגמרי מאזור המליאה, על מנת לשמור על סדר ועל מהלך אירוע תקין ויעיל. אם יש נוף נעים ונחמד, עד כמה וכמה כבר יש למקום יתרון. אצלנו ב LAGO, קבלת הפנים נערכת בחלל עם נוף מהמם לאגם, המשרה אווירת רוגע וכיף ישר בהגעה, שזה תמיד יתרון גדול. בתקופת החורף חלקו של החלל עטוף בקירוי זכוכית, על מנת לא ל"פספס" את כל היופי גם בתקופה הסגרירית, יופי שמחמם את הלב. 

 

מבחינת חלל ההרצאות, כדאי לבחור באולם ללא עמודים, כאלה שעלולים להפריע לסידורו לקראת ההרצאות ולהוות מכשול שיקשה על טווח הראייה של האורחים לבמה. 

 

סאונד, צ'ק

אלמנט חשוב נוסף שכדאי לבחון מראש, הוא האם יש אמצעים טכניים המתאימים להרצאות "בילד אין"  או ספק בית שאחראי על התחום מה שכבר מראה שהייתה חשיבה בהקמת המקום שיותאם לאירועים עסקיים. לדוגמא, כדאי לבוק האם יש מסכים "נגללים" ומקרן מובנה, האם יש למקום מערכת כריזה על מנת להכניס את כל האורחים במהרה להרצאות מאזור קבלת הפנים וכדומה. ב LAGO  ישנן מערכות הגברה ותאורה שהותקנו במקום והן מהמתקדמות ביותר ומותאמות לכל צורך. 

 

ספקים

לצורך תכנון ויצירת אירוע עסקי מוצלח יש צורך בקשר גם עם ספקים נוספים. חשוב לבדוק האם יש ספקים נוספים שהם "IN HOUSE", על מנת לא לבזבז זמן על חיפושם. לרוב, במידה שיש ספקי בית שכבר מכירים את המקום, כאלה שבעל האולם מכיר וסומך עליהם, זה יוצר שקט ואמון מצד הלקוח. יתרון נוסף הוא שלרוב ספקי בית אף נותנים מחירים זולים יותר מספקי חוץ שלא עובדים קבוע במקום, מה שמהווה חסכון כלכלי של ממש. 

 

הפרד ומשול

כאמור, לא מעט חללי אירועים בארץ מציעים עצמם גם לאירועים עסקיים, אבל איך נדע האם מדובר ב"חלטורה", בדרך נוספת להשלמת הכנסה או במקום שמכבד את החשיבות של אירוע עסקי מא' ועד ת'? אחת הדרכים לוודא זאת, היא לשאול האם יש מחלקה לאירועים עסקיים בלבד? חטיבת מופרדת ומקצועית שמבחינה בין חתונות, בריתות ובר מצוות לאירועי חברה עסקיים? במידה שיש, זהו סממן שמראה לנו שעומד בפנינו מקום רציני ששם דגש על הפן עסקי ומעניק לו את הכבוד הראוי לו.

 

אקססוריז

אין אירוע עסקי מוצלח בלי האקססוריז שמתאימים לו. זהו בדיוק הזמן לבדוק אלו עוד שירותים המתאימים לאירועים עסקיים המקום מציע? פולדרים/עטים על השולחנות, אפשרות למספר מושבי הרצאות בו זמנית ע"י פיצול האולם עם מחיצות אקוסטיות, מעברים נוחים בין מושב למושב בהרצאות ועוד, אלו דברים קטנים אך חשובים שיתרמו להצלחה של אירוע עסקי ויהפכו אותו להיות יוצא דופן.

 

עיצוב

לכל אירוע עסקי אופי משלו, ובכל זאת, דבר חשוב שכדאי לבדוק הוא האם העיצוב של המקום מתאים למה שתרצו לשדר לאורחים וללקוחות שלכם. לרוב, עיצוב נקי ומודרני הוא זה שנותן את הטון לאולם כנסים, לעומת חלל מלא גופי תאורה כמו שנדלירים למשל, שמתאים יותר לאולם שמחות. יש לקחת בחשבון אלמנטיים עיצוביים שיגרמו לאורחים להבין בדיוק לשם מה הם הגיעו ולשדר להם את המחשבה הרבה שהושקעה בהם ובאירוע.

 

ליווי הפקתי

נכון, אתם שועלי קרבות וותיקים בכל הנוגע לאירועים עסקיים ויודעים לעשות הכל בעצמכם ובכל זאת, חשוב לוודא שגם בשלב תכנון האירוע ובעיקר בבאירוע עצמו , מופקד צוות מקצועי ומיומן מטעם המקום שינצח על המקהלה הזאת. בזמן האירוע אתם צריכים להתמקד בתוכן, ופחות בפרטים הטכניים מסביב. תנו לצוות המקצועי לדאוג עבורכם לכל הפרטים המהותיים של הכנס או האירוע, ותתמקדו בעיקר בלהנות. 

 

הגורם הקולינרי

אין אירוע בלי מזון. זהו "מצרך חובה" באירועים עסקיים וגם לו  יש לתת את תשומת הלב שמגיעה לו. חשוב לוודא שישנו תפריט שמותאם לכנסים, שמותאם לסוג האירוע, שיהיה ברמה איכותית וגבוהה, לכל סוג של אירוע, הן מבחינת פינגר פוד לעומת הגשה, הן מבחינת גיוון קולינרי והן מבחינת חומרי גלם.

פרט נוסף וחשוב לא פחות הוא האם המקום מספק "חבילת כנס" הכוללת את כל הנדרש מבחינת מזון ומשקאות לכנס ליום מלא, האם ניתן לדעת בבטחון שלא תהיה חסרה שתייה קלה לאורחים שרוצים להרוות את צמאונם או שתייה חמה על מנת לתת בוסט של אנרגיה ומצב רוח.